La fraude documentaire est une menace omniprésente pour de nombreuses entreprises. Avec l’avènement du numérique, des escroqueries de plus en plus sophistiquées émergent, laissant parfois les départements financiers impuissants… Heureusement, les technologies modernes peuvent également aider les entreprises à se prémunir contre les escroqueries, en particulier la fraude par fausse facturation.
Fraude aux fausses factures : de quoi parle-t-on ?
La fraude aux fausses factures est une escroquerie bien établie qui, dans la plupart des cas, suit un schéma opératoire simple :
- Un membre du service financier reçoit une facture par courrier électronique. Il s’agit généralement d’un employé autorisé à effectuer des transferts d’argent, par exemple pour des services ou des achats de biens, mais qui n’a pas une position élevée dans la hiérarchie de l’entreprise.
- L’expéditeur de l’e-mail se fait passer pour un fournisseur familier de l’entreprise. Il indique que ses coordonnées bancaires ont changé et que le paiement doit être effectué sur un nouveau numéro de compte.
- L’employé modifie les informations bancaires du fournisseur et transfère le montant demandé.
À ce point, le piège est déjà en place : l’employé a été, sans le savoir, victime d’une fraude par fausse facturation. L’argent a été transféré sur le compte d’un escroc, qui a usurpé l’identité d’un fournisseur. Le compte bancaire en question sera rapidement fermé et l’entreprise aura perdu une somme importante.
Voici la documentation de la DGFIP à ce sujet.
La lutte contre la fraude aux fausses factures : l'importance vitale des technologies modernes
Il est évident que pour combattre la fraude par fausse facturation, et plus généralement la fraude documentaire, l’éducation des employés est essentielle. En réalité, la plupart des escroqueries profitent d’un manque de prudence de la part des collaborateurs ou de la complicité d’un membre interne de l’entreprise. Parallèlement, l’intensification et la systématisation des vérifications de documents, avec des audits occasionnels, contribuent à réduire le risque de fraude.
Cependant, ces actions sont souvent insuffisantes face à des fraudeurs de plus en plus astucieux, capables de tromper la vigilance humaine. De plus, l’augmentation des contrôles entraîne des lenteurs et des contraintes, au point de devenir une pratique contre-productive.
Dans ce cadre, la technologie est un outil précieux pour introduire plus de fluidité et de flexibilité dans le processus de détection des fraudes. Elle offre, en fait, une grande capacité d’adaptation par rapport aux méthodes traditionnelles : de quoi lutter plus efficacement contre les escroqueries. Parallèlement à l’amélioration de la sécurité, elle permet d’initier la modernisation et la transformation numérique de l’entreprise.
La digitalisation : la base d'une lutte efficace contre la fraude aux fausses factures
Synonymes de vitesse, de flexibilité et de réduction des coûts, les solution de digitalisation des factures jouent aussi un rôle essentiel pour améliorer la gestion des risques. En effet, elles offrent une traçabilité et une sécurité sans précédent, grâce à des processus rigoureux et parfaitement organisés. Par conséquent, la vérification de l’information est beaucoup plus facile.
Devenues indispensables pour les décideurs financiers, les solutions de digitalisation sont aujourd’hui très efficaces pour lutter contre la fraude documentaire. Les plus avancées sont notamment capables :
- D’extraire toutes les données contenues dans les documents.
- D’identifier toute forme de fraude, y compris la fraude par fausse facturation.
- D’alerter l’entreprise lorsque des données suspectes sont détectées.
- De révéler l’identité du fraudeur, lorsque c’est possible.
Toutefois, devant des méthodes frauduleuses de plus en plus raffinées, il est impératif de procéder à des analyses plus approfondies. Une altération non autorisée peut parfois être détectée par une simple inspection des métadonnées d’un document. Cependant, les fraudeurs les plus aguerris réussissent à effacer les indices les plus manifestes.
Il est donc nécessaire de faire appel à des techniques très avancées, comme la stéganographie, ou l’art de repérer des documents falsifiés ou des photos modifiées dans le contexte d’usurpation d’identité. À cet égard, l’Intelligence Artificielle et les technologies qui en découlent sont d’une aide précieuse.
Le rôle salvateur de l'Intelligence Artificielle
L‘Intelligence Artificielle, et plus spécifiquement le Machine Learning, permet de concevoir de puissants algorithmes destinés à réaliser des analyses prédictives, en se basant sur d’énormes volumes de données (le Big Data).
Par conséquent, il est envisageable de former un réseau de neurones artificiels en lui présentant des milliers de documents, afin qu’il apprenne à différencier une facture légitime d’une facture frauduleuse (ou tout autre document).
Pour ce faire, ce genre d’algorithme examine la position de chaque élément graphique présent dans le document. Texte, logo, tableaux, lignes, photos… Tout est minutieusement analysé, puis comparé avec des modèles légitimes qui ont été appris auparavant. Le résultat est d’une efficacité redoutable : une ligne trop courte ou un logo déplacé d’un millimètre peuvent suffire à déclencher une alerte.
Mais l’association du Machine Learning et du Big Data a bien d’autres usages. Par exemple, elle permet à l’entreprise de calculer un score de risque pour chacun de ses clients et fournisseurs.
Mentionnons également le RPA (Robotic Process Automation), une autre technologie fondée sur le Machine Learning, qui permet d’automatiser certaines tâches longues et répétitives. Capable d’interroger des bases de données en temps réel, de produire des reportings, voire de traiter des transactions peu complexes, il fait gagner un temps précieux dans le cadre de la lutte contre la fraude à la fausse facture.
En fin de compte, les outils d’intelligence artificielle qui transcendent la dématérialisation offrent une multitude de bénéfices pour la détection de la fraude documentaire :
- Ils émulent l’intelligence humaine de manière précise.
- Ils s’instruisent à partir d’exemples et élaborent leur propre répertoire de connaissances.
- Ils se perfectionnent de manière autonome au fil du temps.
- Ils incorporent des algorithmes robustes, aptes à gérer des documents de structure variable, à identifier les données et à vérifier leur pertinence et cohérence.
Face à l’ingéniosité croissante des fraudeurs, les entreprises se voient contraintes d’embrasser les nouvelles technologies pour maintenir une avance sécuritaire sur leurs documents. La dématérialisation et l’Intelligence Artificielle, en particulier, sont des outils puissants pour détecter et prévenir les tentatives de fraude par fausse facture, surtout lorsqu’elles sont intégrées dans un logiciel de gestion des factures fournisseurs.
FAQ
Pour dénoncer des fausses factures ou une fraude aux fausses factures, il faut d’abord vérifier que ces factures ne correspondent pas à des factures que votre entreprise a bien envoyées.
Ensuite, vous devez vous assurer que ces factures ne correspondent pas à des factures d’un autre client.
Les risques encourus
Lorsque vous dénoncez des fausses factures, vous devez être conscient de deux choses. Tout d’abord, vous risquez de vous mettre à dos votre fournisseur, ce qui peut vous faire perdre des clients. Ensuite, vous pouvez vous exposer à des poursuites.
Ce n’est pas forcément un risque que vous devez prendre à la légère.
Les conséquences de la dénonciation
Lorsque vous dénoncez des factures, il est important de vous assurer que vous n’aggravez pas votre situation. C’est pour cette raison qu’il faut éviter de dire que vous avez fait le travail vous-même.
Les moyens de dénoncer
Lorsque vous devez dénoncer une facture, vous devez le faire dans un délai de trois mois. Vous devez vous assurer de dénoncer votre facture au plus vite possible.
La loi contre les fausses factures
Les fausses factures sont interdites. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous en servir pour justifier des dépenses, mais surtout que vous ne pouvez pas les présenter à un client. Dans ce cas, vous pouvez être accusé de fraude.
Toutefois, vous pouvez présenter une facture qui est uniquement destinée à un client, mais vous devez alors vous assurer que cette facture n’est pas diffusée à tout un chacun. Ainsi, vous évitez que cette facture ne soit considérée comme une facture publique.,
Il est très important de vérifier si une facture est vraie ou fausse, surtout lorsqu’il s’agit d’une transaction en ligne. Les faux factures peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent si on ne prend pas les mesures nécessaires pour vérifier leur authenticité. Heureusement, il existe des moyens simples et efficaces pour identifier une fausse facture. Dans cet article, je vais vous expliquer comment vérifier si une facture est réelle ou non.
Vérifier les adresses
L’une des manières de vérifier si une facture est fausse ou non est de vérifier la précision de ses informations. Il faut ainsi vérifier que toutes les informations, comme l’adresse et le numéro de téléphone, soient bien justes.
Si vous avez des doutes, vous pouvez aussi vérifier si la facture a été envoyée à la bonne personne.
Vérifier les dates
Lorsque vous voulez vérifier les dates d’une facture, vous devez vous assurer que le paiement a bien été effectué. Si c’est le cas, vous devez vérifier que le paiement a bien été effectué en même temps que la facture.
Si ce n’est pas le cas, cela pourrait signifier que la facture est fausse.
Vérifier les montants
Lorsque vous devez vérifier une facture, il est important de vérifier les montants notamment. Il est par exemple possible de vérifier si la facture est bien au nom du client, si l’adresse du client est bien la bonne, etc.
Lorsque vous devez vérifier les montants, vous devez regarder si les montants sont bien corrects. Si vous trouvez que certains montants sont trop élevés par rapport à d’autres, alors il peut s’agir d’une facture fausse.
Vous avez peut-être entendu parler des « faux factures », mais vous ne savez pas exactement ce que c’est ? Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas le seul ! Une fausse facture est un document qui ressemble à une facture commerciale légitime, mais qui est en fait une arnaque. Il peut être émis par un commerçant ou une entreprise qui tente de frauder l’acheteur en lui demandant de payer pour des produits ou services qui n’ont jamais été fournis. la fraude aux fausses factures est souvent très sophistiquée, et bien conçue pour tromper les destinataires.
