En 2023, l’affranchissement et la place pour le stockage des documents sont devenus un véritable luxe. N’est-ce pas le moment idéal pour diminuer les dépenses associées à la correspondance ?
Vos bulletins de salaire par exemple : chaque mois, vous imprimez, mettez en enveloppe, affranchissez des dizaines de fiches de salaire. De surcroît, avec l’essor du télétravail, la gestion des bulletins de salaire en format papier peut s’avérer être un véritable casse-tête.
Vous avez une idée approximative de ce qu’est le bulletin de salaire dématérialisé mais certaines interrogations vous préoccupent ? Vous avez des incertitudes quant à sa légalité ou sa sécurité ? Ne vous inquiétez pas, vous trouverez des réponses à vos questions 
. Et si vous désirez en apprendre davantage, inscrivez-vous à notre webconférence : Les bulletins de paie se numérisent.
Bref aperçu des questions que vous vous êtes probablement posées sur le bulletin de salaire numérique !
- Est-ce que je peux envoyer mes fiches de salaire par email ?
- Quelle est la durée de conservation pour un document numérique ?
- Dois-je garder mes documents en papier ?
- Mes employés sont-ils contraints d’accepter cette dématérialisation ?
- Un coffre-fort numérique est-il nécessaire ?
- Dois-je fournir un coffre-fort à chacun de mes employés ? Que se passe-t-il s’ils quittent la société ?
Le bulletin de paie électronique ne sera plus un mystère pour vous !
1. Est-il possible de transmettre mes fiches de salaire par courrier électronique ?
Une interrogation tout à fait pertinente ! Lorsqu’il est question de dématérialisation, nous avons tendance à penser simplement à la numérisation d’un document papier (en l’occurrence un bulletin de salaire) et à son envoi par courrier électronique à chaque membre de l’équipe. Cependant, ce n’est pas aussi simple (ne vous inquiétez pas, ce n’est pas non plus complexe 😉).
Quelles sont les actions possibles ?
Afin que la transmission des fiches de salaire de façon électronique soit légale, il est nécessaire de garantir leur intégrité. Cela signifie que le bulletin ne doit pas être altéré ou susceptible de l’être. Or, entre la numérisation du document et son envoi par courrier électronique, il se peut qu’il ait été modifié (en somme, vous ne pourrez jamais démontrer qu’il ne l’a pas été). En effet, le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 concernant la dématérialisation des fiches de salaire veille à cela.
Comment alors garantir sa validité ?
Il est nécessaire d’assurer l’authenticité de l’expéditeur, c’est-à-dire être en mesure de prouver que l’employeur est bien l’émetteur du bulletin de salaire et que celui-ci n’a pas été altéré en cours de route. Pour ce faire, des alternatives sont disponibles pour veiller à respecter la législation. Le bulletin de salaire électronique doit être l’original du bulletin papier.
« L’employeur peut remettre le bulletin de salaire sous forme électronique, dans des conditions garantissant l’intégrité » code du travail — Article L3243-2
2. Quelle est la durée de conservation d'un document numérique ? Dois-je garder mes documents papiers ?
Cela dépend de la législation en vigueur. En général, les documents numérisés doivent être conservés pendant une période minimale de 10 ans pour des raisons juridiques et comptables. Quant aux documents papiers, ils doivent être conservés jusqu’à ce qu’ils soient numérisés.
Il est impératif que les fiches de paie électroniques soient accessibles aux employés pendant 50 ans ou jusqu’à leur 75ème anniversaire. Par conséquent, elles sont gardées dans un coffre-fort personnel, accessible uniquement par l’employé pendant cette période. L’entreprise, quant à elle, les conserve dans son propre coffre-fort pendant une décennie.
Art. D. 3243-8. — L’employeur détermine les conditions dans lesquelles il assure la disponibilité du bulletin de paie électronique pour l’employé : soit pendant une durée de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que l’employé ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 (NDLR : âge légal de la retraite), augmenté de six ans.
Il n’est pas nécessaire de continuer à conserver vos documents en format papier, car ils sont déjà archivés légalement et conformément dans votre coffre-fort numérique et ceux de vos employés.
3. Mes employés sont-ils tenus d'accepter de recevoir leurs bulletins de paie par voie électronique ?
Non, ils ne sont pas tenus d’accepter et peuvent tout à fait continuer à recevoir leurs bulletins de paie en format papier. Cependant, pour cela, ils doivent rédiger une lettre de refus datée, l’employeur a ensuite 3 mois pour y donner suite.
Quant à l’employeur, il a le devoir d’informer ses employés de l’implémentation de la dématérialisation des bulletins de paie au moins un mois avant le premier envoi. Si la dématérialisation est en place, chaque nouvel employé doit être informé lors de son embauche.
4. Dois-je fournir un coffre-fort à chacun de mes employés ? Que se passe-t-il s'ils quittent l'entreprise ?
Le coffre-fort numérique pour employés est offert sans frais ! Il offre également 10 Go d’espace de stockage pour que l’employé puisse sauvegarder d’autres documents administratifs (à l’exception des fiches de paie).
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, ses fiches de paie demeurent dans son coffre-fort numérique personnel à perpétuité (d’où l’importance d’utiliser une adresse email personnelle lors de la création du coffre-fort). Cependant, l’employé ne figurera plus dans votre système de paie et ne recevra donc plus de fiches de paie de votre part.
Quant à son futur employeur, il pourra utiliser le coffre-fort numérique de l’employé pour envoyer les nouvelles fiches de paie sans souci. Si le nouvel employeur utilise une autre solution de coffre-fort numérique, l’employé a le choix entre : conserver et utiliser les deux coffres-forts.
Récupérer les documents de son ancien coffre-fort pour les transférer sur le nouveau et fermer l’ancien coffre. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universel inter-coffre.
5. Est-ce qu'un coffre-fort numérique est obligatoire ?
Le coffre-fort numérique est essentiel pour garantir la confidentialité et la sécurité des fiches de paie électroniques.
Il est utilisé pour classer, organiser, archiver et partager tous les documents administratifs dans un environnement hautement sécurisé et certifié pendant plusieurs années. Dès que l’entreprise décide de dématérialiser les fiches de paie, elle doit les stocker dans un espace sécurisé.
Le coffre-fort certifié NF 203 CCFN est donc le seul support capable de répondre aux normes de sécurité et de confidentialité.
Cet article répond aux 5 questions les plus fréquentes sur la fiche de paie électronique. Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez d’autres questions, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts !
