Rapidité, Simplicité, Automatisation...
Mettez fin aux saisies manuelles de vos factures
Centralisez la réception de vos factures fournisseurs
Collectez les informations grâce aux outils de reconnaissance automatique
Automatisez la saisie de vos factures et la réconciliation avec les bons de commande, de livraison etc...
Simplifiez les processus de validations grâce aux workflows d'approbation
Comment ça fonctionne ?
Réception et analyse des factures
Rapprochement automatique et/ou workflow d'approbation
Si la facture est validée, elle est inscrite en comptabilité
Si la facture est refusée, elle est retournée au fournisseur
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30%
Le saviez-vous ?
30% du temps de travail moyen d’un service comptable est consacré au traitement des factures en papier.
Un temps considérable pour des équipes qui pourraient se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Calculez vos gains potentiels !
Coût unitaire de traitement d'une facture * :
Votre volume mensuel de factures :
Estimations de vos coûts pour 1000 factures sur un an :
Coût avec un traitement manuel : 109 440 €
Coût du traitement avec O'Work : 11 980 €
Economies en euro avec O'Work : 97 460 €
Economie en temps avec O'Work : 72 heures
Résultat donné par le simulateur à titre indicatif et non-contractuel
Automatisez les réconciliations !
Dans le cadre de factures fournisseurs de type « métier », la plus grosse charge pour un service comptable est la réconciliation, c’est-à-dire de comparer un bon de commande à la facture par exemple.
Avec O’Factures Fournisseurs, cette réconciliation se fait automatiquement, ne vous alertant que quand les montants ne sont pas identiques.
Le workflow de validation
Lorsque vous réceptionnez une facture, elle doit être validée à différents niveaux selon les montants engagés et les circuits de validation attendus. L’enjeu est d’éviter un maximum les allers-retours incessants avec des mails qui tombent parfois aux oubliettes. Avec O’Factures Fournisseurs, vous gagnez du temps en automatisant ces échanges. Dans le cadre d’une validation à plusieurs niveaux, les décideurs ne sont sollicités que lorsque les précédents ont validé la facture.
Dans le détail, ça donne quoi ?
Passez votre souris sur le schéma pour découvrir la réponse !
On vous rappelle ?
Gestion des factures fournisseurs
Elle s’imposera progressivement de 2025 à 2027 : la facture électronique ne viendra pas seule mais bel et bien accompagnée de son lot de changements. De la dématérialisation à la redistribution des rôles, il y a bien des étapes que nous vous proposons de vivre à nos côtés. Gage de sérénité, de sécurité mais également d’un gain de temps notable, O’Factures Fournisseurs automatise la réception de vos factures fournisseurs et vous permet de gagner en efficacité. Terminées, les erreurs humaines et les longues tâches administratives : notre outil travaille pour vous !
Une transition notable pour votre entreprise
L’obligation de facture électronique ne sera pas sans impact sur le fonctionnement de votre entreprise. Mieux encore : elle en changera l’organisation interne et le mode de fonctionnement, vous poussant notamment à passer par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation.
La transmission des factures entre les entreprises
En matière de facturation, les modalités restent les mêmes. Cependant, pour des raisons évidentes de gestion, quatre nouvelles mentions obligatoires seront désormais à ajouter aux factures électroniques avant envoi.
La transmission de ces dernières s’organisera entre trois acteurs principaux : votre fournisseur, votre entreprise et, vous reliant, la plateforme de dématérialisation choisie (PDP ou PPF).
Les factures électroniques de vos fournisseurs vous parviendront via la plateforme que vous aurez choisie au préalable. Que vous ayez opté pour le portail public de facturation ou pour une plateforme de dématérialisation partenaire, distincte ou non de celle de votre fournisseur, vous réceptionnerez facilement vos factures et pourrez dès lors profiter de leur traitement automatisé.
La question du e-reporting
La facture électronique a également ceci d’idéal qu’elle facilitera la transmission de l’activité économique de votre entreprise à l’administration. Le montant de l’opération, tout comme celui de la TVA facturée sont autant d’informations transmises et qui permettront de remplir plus efficacement et plus simplement les déclarations TVA.
Les promesses de O'Factures Fournisseurs
Vous souhaitez gagner en productivité et limiter au maximum les tâches répétitives ? Grâce à O’Factures Fournisseurs, oubliez les erreurs de ressaisie, les fautes d’inattention ou les approximations : tout est clair, net et précis !
Un gain de temps notable
- Grâce à une réception centralisée : ne perdez plus de temps à chercher vos factures à différents endroits, voire dans des dossiers où elles n’ont pas lieu d’être : centralisées et regroupées au même endroit, elles sont toutes à portée de main, à votre disposition, dès que vous éprouvez le besoin de les consulter.
- Grâce à une collecte des informations automatisées : les outils de reconnaissance automatique vous permettent d’accéder rapidement aux informations intéressantes et d’avoir une vision globale de vos documents,
- Grâce à archivage simplifié : fiscalement et juridiquement parlant, une facture doit être conservée des années ce qui impose évidemment des opérations d’archivage régulières. Avec une facture électronique, traitée et automatisée par nos soins, vous évitez des taches souvent chronophages et contre-productives pour les collaborateurs de votre entreprise.
Une meilleure cohérence
Au-delà d’un gain de temps important, O’Factures Fournisseurs vous permet de gagner également en cohérence grâce aux réconciliations automatisées. Qu’importe le nombre de documents, les informations sont comparées automatiquement et vous êtes avertis en cas d’incohérences entre ces dernières.
Validée, la facture est envoyée au service comptabilité de votre entreprise. En cas de problème, la facture n’est pas validée et est retournée aux fournisseurs pour révision.
Une meilleure cohérence
Pour une gestion toujours plus efficace, nous vous proposons en effet de profiter de workflows d’approbation pour des validations plus rapides !
Vous le savez : le cheminement d’une facture au cœur d’un circuit de validation peut être long, notamment si elle doit être validée à plusieurs niveaux avant traitement. O’Factures Fournisseurs vous permet de fluidifier ce cycle et d’alerter les différents contributeurs au moment opportun, sans surcharger leurs messageries d’alertes ou de courriers inutiles !
Résultat : vos factures sont traitées plus rapidement et vos interlocuteurs, satisfaits !
