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FAQ

Toutes les questions que vous n’avez jamais osée poser !

facture dématérialisée

Bulletin de paie électronique

Coffre-fort numérique

Gestion des documents

signature électronique

Dans cette FAQ répondons aux questions sur la facture électronique qui nous sont fréquemment posées au travers de 3 thèmes principaux : 

La réforme de la facture électronique 2024-2026

Les réponses à vos questions sur la facture électronique et sa réforme 2024-2026.

Le cadre de la réforme définit une facture électronique comme l’obligation d’émission, de transmission et de réception d’une facture au format numérique. Les données devront être structurées d’une manière uniforme. De plus, des mentions doivent obligatoirement y figurer. On en retrouve actuellement 21 avec par exemple le numéro de facture, la date de facturation, le SIREN du fournisseur ou du client, les montants HT, les taux de TVA, la TVA, les montants TTC, la forme juridique de la société…(ici la liste des 21 mentions obligatoires)

La norme EN16931 au travers de 2 formats structurés

  • UBL (XML) (Universal Business Language)
  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

1 format hybride

  • Factur-X qui associe un format structuré et lisible en PDF

Avec cette réforme, l’Etat cherche à répondre à 4 objectifs majeurs :

  • Mieux contrer la fraude à la TVA
  • Permettre de diminuer les coûts des déclarations à l’aide du pré-remplissage
  • Améliorer la compétitivité des entreprises françaises grâce à la réduction des coûts de gestion administrative
  • Avoir une connaissance en temps réel de la conjoncture économique

A partir du 1er septembre 2026 :

  • Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique
  • Les grandes entreprises et les ETI devront émettre leurs factures au format électronique

A partir du 1er septembre 2027 :

  • Toutes les TPE et PME devront émettre leurs factures au format électronique.

La réforme fixe deux sanctions :

  • Lors d’un non-respect de l’émission d’une facture électronique, l’entreprise s’expose à une amende d’un montant de 15€ par facture dans un limite de 15 000€ sur une année civile.
  • Lors du non-respect de la transmission des informations de facturation (e-reporting), l’entreprise s’expose à une amende de 250€ par transmission, toujours dans une limite de 15 000€ sur une année civile.

En début d’année 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront déclarer à l’Etat si elles souhaitent récupérer leurs factures directement au travers du Portail Public de Facturation (PPF) ou si elles souhaitent passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour le faire, et dans ce cas laquelle.

A la suite de ce choix, le calendrier évoqué auparavant suivra son cours avec un transit des factures par le portail public de facturation ou par les PDP.

Nous participons activement aux ateliers de la Direction Générale des Finances Publiques dans le cadre de l’élaboration de cette réforme.

O’Work se destine à être Opérateur de Dématérialisation. C’est un choix en lien le contexte de nos clients actuels chez qui un lien automatisé avec le Portail Public de Facturation répond pleinement aux enjeux de la majorité des PME françaises. 

 

Le e-invoicing est l’émission et la réception de facture au format électronique en B2B via une plateforme de dématérialisation. Ces factures devront comporter un certain nombre de données obligatoires que nous détaillons dans ce points. A noter que le e-invoicing n’est possible qu’entre deux entreprises assujetties à la TVA. De ce fait, les factures en B2C et vers ou depuis un pays étranger ne sont pas concernées.

Le e-reporting complète le e-invoicing puisqu’il consiste en la déclaration et la transmission des informations sur la TVA à l’administration fiscale.

L’administration française ne pouvant pas imposer la réforme de la facture électronique à l’étranger, elle oblige donc les entreprises de déclarer via le e-reporting de données de facturation ses transactions avec l’Union Européenne ou hors UE;

En complément, le e-reporting sera également utilisé pour les données de paiement concernant les prestataires de services ayant opté pour l’option TVA sur les encaissements.

Demain, avec le protocole d’émission et de réception de facture électronique, ces plateformes seront imposées par l’état. Ce protocole automatise ces éléments et vous n’aurez plus à déposer vos factures sur une plateforme appartenant aux fournisseurs. La plateforme pourra cependant continuer à exister pour donner un statut de la prise en compte de la facture, ça dépendra de vos clients ou de vos fournisseurs.

L’annuaire va centraliser l’ensemble des assujettis à la TVA et indiquera la manière dont l’entreprise a choisi de recevoir ses factures (par quelle biais).

Ainsi une entreprise pourra choisir en fonction de son SIREN, de son SIRET ou d’un code routage de passer par telle ou telle plateforme (PPF ou PDP) pour recevoir ses factures

Une entreprise pourra sélectionner plusieurs biais de réception selon un service, un siret, …(exemple le service achat passera par le PPF alors que service adv souhaite passer par une PDP)

La facture électronique clients

Les réponses à vos questions sur la facture électronique clients.

La liasse de factures peut être intégrée au travers de différents canaux :

  • Les factures sont récupérées automatiquement de l’outil de facturation (ERP ou Gestion Commerciale) grace aux API mises à disposition
  • Elles peuvent être déposées manuellement en liasse PDF mais également envoyées dans notre portail par l’intermédiaire d’une imprimante virtuelle

Les factures sont isolées par destinataire puis transmises sous format dématérialisé en PDF signé.

C’est ce PDF signé qui assure la conformité légale de la facture, à l’inverse d’un simple PDF en pièce jointe d’un mail.

La facture est envoyée au travers d’un mail. Le destinataire peut la récupérer via une pièce jointe ou un lien de téléchargement totalement sécurisé.

Un PDF simple ne garantit pas l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. En d’autres termes, le PDF n’est pas sécurisé et n’apporte pas les conditions pour conserver la même valeur qu’une facture originale.

D’un point de vue de la sécurité, quelqu’un peut par exemple très simplement modifier les montants de votre facture sans que vous puissiez prouver que la vôtre est l’originale.

Oui, c’est lui qui apporte la valeur probante. Du point de vue de l’archivage, les factures doivent être conservées pendant 10 ans.

À l’identique des factures de ventes. Elles seront distinguées dans la typologie lors de l’émission.

La facture électronique fournisseurs

Les réponses à vos questions sur la facture électronique fournisseurs.

La facture fournisseur est un document comptable qui prouve un achat entre deux entreprises. Elle atteste d’une dette entre un créancier et un débiteur.

La facture fournisseur est donc la facture qui est réceptionnée et traitée par l’entreprise débitrice.

Les factures fournisseurs peuvent être reçues en papier, en format numérique (PDF) ou en facture dématérialisée (PDF/A).

Si elle est reçue en papier ou format numérique PDF, l’originale reste alors l’impression papier.

Les factures sont réceptionnées dans la bannette de factures, puis sont ensuite lues et reconnues au travers des outils d’intelligences artificielles présents dans notre solution. Elles rentrent ensuite dans les circuits de traitement des factures avec notamment les workflows de validation, adaptables selon votre organisation et vos propres règles métier.

Une adresse mail générique est envoyée à tous vos fournisseurs pour que ces derniers puissent y envoyer les factures. O’Factures Fournisseurs récupère ensuite automatiquement les factures dans la boîte mail pour ensuite les traiter.

Une fois la facture arrivée dans l’espace de traitement interne (circuit de validation) elle est traitée et validée en fonction de différents critères (montants, services, fournisseurs…) liés à vos règles métier.

Prenons un exemple de workflow : je définis qu’une facture inférieure à 10 000€ ne nécessite qu’un valideur. Lorsque le montant est supérieur, j’ai besoin de 2 valideurs.

  • Une facture de 5300€ est traitée, O’Factures Fournisseurs va transmettre la facture au valideur concerné.
  • Si cette dernière était de 12 600€, alors le second valideur va être intégré dans le workflow de validation.

Il est important de savoir que ces workflows s’adaptent pleinement à vos organisations.

Vous allez donc gagner en temps, en confort, et efficacité et en conformité.

Bien évidemment O’Factures Fournisseurs notifie et relance automatiquement les valideurs.

Les factures sont archivées dans un coffre-fort numérique à valeur probante. C’est cette valeur probante qui vous permet de certifier de l’originalité des documents.

A noter que, lorsqu’une facture est réceptionnée en papier puis scannée, l’originale reste la version papier.

O’Factures Fournisseurs va rapprocher automatiquement, pour un fournisseur donné, la facture émise avec l’ensemble des documents liés (Commande, BL, BR…). Pour ce faire, le rapprochement est basé sur la lecture du numéro de commande mais aussi des montants hors taxes et des numéros de BL associés.

Si les critères de comparaison correspondent, alors la facture est validée, puisque conforme à la commande

Si les critères de comparaison ne correspondent pas, alors la facture reste dans le workflow de validation en attente d’autres éléments ou de traitement. 

C’est un process interne à l’entreprise pour établir un lien entre l’ensemble des documents (des pièces) qui constituent le fondement de la facture.

Il s’agit essentiellement d’effectuer les contrôles de toute la chaine commerciale permettant de vérifier que la facture est bien le reflet de la réalité d’achat et de livraison. Cette piste d’audit est donc fiable

Les contrôles doivent être documentés et effectués quotidiennement

Cette piste est obligatoire en entreprise et attendue lors des contrôles fiscaux.

Une facture fournisseur doit être comptabilisée dès sa réception. La génération des écritures comptables à partir de O’Factures Fournisseurs s’effectuera automatiquement, dès cette réception. Vous allez ensuite pouvoir faire un suivi très facile du cycle de vie de la facture fournisseurs dans O’Factures Fournisseurs jusqu’à mise en paiement.

Votre comptabilité sera donc à jour au fil de l’eau, et le suivi de votre comptabilité fournisseur simplifiée et suivie dans un seul et même outils (date échéances, litiges en cours, ….) avec traçabilité des différentes actions des valideurs.

Le bulletin de paie électronique

côté légal et technique

Oui ce service est accessible même si votre paie est externalisée. Vous avez simplement besoin de votre liasse de bulletin de paie PDF pour utiliser le service. 

Les bulletins sont conservés dans les coffres-forts numériques des salariés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié; et 10 ans dans le coffre-fort de l’entreprise.

Non, ce n’est pas utile car les documents sont stockés de manière légale et conforme dans un coffre-fort numérique.

Dès lors que l’entreprise souhaite dématérialiser les bulletins de paie, elle doit les stocker dans un espace sécurisé. Le coffre-fort certifié NF 203 CCFN est donc le seul support capable de répondre aux normes de sécurité et de confidentialité. 

Chaque salarié a son propre coffre-fort, seul lui y a accès grâce à ses identifiants uniques. 

Les données sont hébérgées en France dans un datacenter certifié iso 27001.

côté employeur

Soit le service RH crée le coffre du salarié au moment de son embauche et le salarié va l’activer, soit le service RH génère la liasse de bulletin au moment de la paie avant l’envoi des bulletin électronique, O’Work va envoyer une alerte pour créer le coffre-fort du nouveau salarié.

Non, pas de souci, grâce à la reconnaissance des documents et au workflow de traitement, le document sera découpé en conséquence.

Oui. Possibilité d’envoyer un document vers 1 ou plusieurs salariés. Possibilité également d’envoyer une liasse (avec présence du matricule sur chaque document pour le découpage automatique par employé).

Oui, via la partie envoi documents RH (mais attention un document doit correspondre à un masque pré-défini, avec mention du matricule par exemple, afin qu’il soit associé à l’employé).

Oui, tous types de bulletins peuvent être envoyés.

Le coffre-fort employeur est accessible uniquement aux personnes autorisées à l’utiliser. Le coffre-fort salarié est personnel, seul le salarié y a accès.

Tant que l’envoi des bulletins n’a pas été validé côté O’BULLETIN il est possible d’annuler cette liasse et d’en générer une nouvelle si la période de paie (dans le logiciel métier) n’a pas été clôturée.

La correction se fait côté logiciel de paie. Il faudra générer de nouveau la liasse modifiée.

Si un salarié a plusieurs bulletins dans le même mois alors il recevra autant de bulletins dans son coffre-fort.

Il suffit d’envoyer des liasses de bulletins pour les périodes concernées. Cependant, quelle est l’utilité ? L’original remis à l’employé est le bulletin papier sur ces 5 ans. Privilégier une reprise des 3 derniers mois ou éventuellement depuis le début de l’année civile.

O’Bulletins gère le multi-sociétés sur une seule plateforme grâce aux filtres, vous pourrez sélectionner la société qui vous intéresse. Il est possible de limiter les droits d’accès des utilisateurs par sociétés et/ou établissements pour garantir la sécurité de vos différents établissements.

côté collaborateurs

Oui, tout à fait, par tout moyen conférant une date certaine. L’employeur a alors 3 mois pour donner suite.

Ses bulletins de paie seront stockés dans le coffre-fort numérique à vie mais le collaborateur ne sera plus présent dans votre paie et ne recevra donc plus de bulletin de votre part. Son prochain employeur pourra lui utiliser le coffre-fort du collaborateur pour envoyer les nouvelles fiches de paie.

Le collaborateur recevra son bulletin directement dans son coffre fort numérique. Pour acceder au coffre-fort il doit indiquer une adresse email de préférence personnelle pour continuer à y avoir accès tout au long de sa carrière. 

Oui, via le coffre-fort. Il est possible de partager un document présent dans le coffre-fort 

Il est possible de revenir à tout moment à la version papier. L’employeur a alors 3 mois pour réagir.

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Le coffre-fort numérique

côté légal et technique

Oui, le coffre-fort répond aux exigences légales et réglementaires à savoir : la traçabilité, l’identification, l’accès garanti aux utilisateurs et la possibilité pour ces derniers de récupérer les documents et les données stockées. 

Oui.

La loi El Khomri précise que les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universel inter-coffre. 

L’accès se fait actuellement via l’e–mail personnel du collaborateur et le mot de passe. Lors de l’activation, le salarié a reçu via SMS un code lui permettant de modifier son mot de passe. 

Grâce à l’installation d’une imprimante virtuelle qui va envoyer la liasse de bulletin dans la solution O’RH (attention aux modes SAAS) et également aux paramètres du fichier d’import (format logiciel de paie ou excel).

Le CPA n’existe plus. Il est remplacé par le CPF. Ce remplacement a entrainé la fin de la connexion de solutions tiers au CPA. 

Côté employeur

Pour classer, organiser, archiver et partager tous les documents administratifs dans un environnement hautement sécurisé et certifié.

Le coffre–fort salarié est gratuit, incluant 10 Go de stockage pour les documents administratifs propres au salarié (donc hors bulletins de paie).

La réversibilité propose de récupérer les archives dans un format universel.

Le coffre-fort salarié est disponible à vie. Le salarié conserve ses identifiants et mot de passe (d’où l’importance d’indiquer son email personnel).

Le coffre-fort salarié est gratuit pour l’entreprise. Le salarié conserve l’accès à son coffre-fort en cas de départ de l’entreprise. Si son nouvel employeur envoie ses bulletins de salaire dématérialisés sur le coffre-fort EDOC, alors il suffira au salarié de prévenir son nouveau service RH afin qu’il fasse le lien.

Côté collaborateur

Oui, autant de document qu’il le souhaite en fonction de l’espace de stockage.

Le coffre-fort salarié est disponible à vie. Le salarié conserve ses identifiants et mot de passe (d’où l’importance d’indiquer son email perso) . 

 Le coffre-fort salarié est gratuit pour l’entreprise. Le salarié conserve l’accès à son coffre-fort en cas de départ de l’entreprise. Si son nouvel employeur envoi ses bulletins de salaire dématérialisés sur le coffre-fort EDOC alors il suffira au salarié de prévenir son nouveau service RH afin qu’il fasse le lien. 

Le salarié aura un coffre-fort supplémentaire. Il pourra alors décider de garder les 2 ou alors de récupérer les documents sur son ancien coffre-fort pour les transférer sur le nouveau et clôturer l’ancien coffre. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universelle inter-coffre.

Il est recommandé d’utiliser l’adresse personnelle. Si votre collaborateur ne dispose pas d’une adresse email personnelle, il lui faudra en créer une pour bénéficier de son coffre-fort. Il recevra un courrier incluant le code d’activation du coffre-fort sous format papier. Le salarié devra cependant avoir une adresse mail personnelle qui servira d’identifiant de connexion au coffre-fort. 

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La gestion des flux documentaires

 

La Gestion des processus documentaires, est le procédé informatique qui permet d’organiser, de contrôler et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation.

Les objectifs d’une gestion des flux sont de référencer les documents de manière unifiée (documents d’origine physique ou numérique), de sécuriser l’ensemble des documents tout en facilitant leur accès et leur partage pour une collaboration efficace dans l’organisation.

Automatiser ses flux de documents rend possible l’exploitation et le partage à travers des Workflows.

Une GED permet ainsi de gérer tout le cycle de vie des documents : de leur création à leur suppression (en conformité avec la RGPD)

  • Pour la réussite du projet, il est primordial de définir précisement son périmètre en amont de la mise en place.
  • Il convient de reflechir et de cadrer tout le processusd’organisation des documents.
  • Conseils et accompagnement sont nécessaires pour la mise en place et le suivi d’un projet GED

Si la classification du contenu (factures, notes de service, propositions, images, design, etc.) et la personnalisation de ce rangement peut se faire de manière manuelle avec une GED en deux minutes environ par document.

L’intelligence artificielle, elle, supprimera totalement cette action manuelle, en exploitant le machine learning pour reconnaître automatiquement le type de contenu et automatiser entièrement la classification, mais également la gestion de vos flux. Au service de l’innovation, un système intelligent utilisera les données pour proposer une expérience améliorée : recherche plus logique et pertinente adaptée aux différents profils de l’entreprise.

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La signature électronique

Oui, la signature électronique est 100% légale au même titre qu’une signature manuscrite, si la solution utilisée garanti son intégrité. Pour cela la signature doit identifié clairement le mandataire et le document ne doit pas être altéré.

Les formats types :

  • Documents (.doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xps)
  • Images (.bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff) présentations (.pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx)
  • Feuilles de calcul (.csv, .xls, .xlsm, .xlsx) autorisent la signature électronique.

Vous pouvez l’utiliser à tout moment dans le cadre professionnel et personnel. Elle peut être utilisée sur vos documents de types factures, devis, contrat, bon de commande, document RH… Il n’y a pas de limite.

On se rappelle ?

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