Sur le papier (sans mauvais jeu de mot), la facture électronique, ça paraît très simple : une facture en PDF que l’on met en pièce jointe d’un mail et que l’on envoie à son client. Cet article aurait pu s’arrêter là, si la sécurité de votre entreprise n’était pas remise en question par cette action qui semble anodine….
Pourquoi est-ce une menace d'envoyer sa facture par mail ?
Lorsque l’on envoie une facture au format électronique, il faut avoir la capacité de prouver son intégrité ainsi que sa fiabilité. C’est un principe de base de l’échange de documents au format numérique.
Lorsque l’on envoie un document numérique qui n’est pas sécurisé, on s’expose au fait qu’il puisse être reproduit et modifié. En effet, il est très simple de « déverrouiller » un document en PDF et d’y modifier très simplement les informations qui s’y trouvent.
Dans le cadre d’un envoi de factures, on peut donc imaginer que la personne qui les réceptionne peut modifier les montants, sans que l’entreprise émettrice ne puisse prouver que le document modifié est faux…
La chaine de valeur probante
C’est donc pour cela qu’une transformation légale de la facture est essentielle afin de sécuriser le document comptable. Pour cela, on parle de chaine de valeur probante. C’est un enchainement de 5 actions qui vont sécuriser le document.
Les factures électroniques sont converties en PDF/A qui est un format normalisé par l’ISO spécifiquement développé pour l’archivage à long terme.
La première étape essentielle de la valeur probante est la signature électronique. Comme une signature papier elle permet d’approuver ou de faire approuver un document. Elle permet donc de savoir qui a signé le document et à quel moment. Cela permet aussi de garantir l’intégrité du document.
L’horodatage permet quant à lui de savoir qui a fait quoi sur le document et à quel moment pour garder une tracer de ces interventions. Enfin, le scellement clôture toute la procédure puisque le document ne peut plus être modifié.
Comment envoyer ses factures par mail de manière simple et sécurisée ?
Envoyer une facture par mail est donc possible, à condition de respecter toutes les règles qui permettent de garantir la valeur probante du document.
C’est notamment ce que fait O’Work avec O’Factures Clients puisque cette transformation qui garantit la valeur probante est faite automatiquement dans la solution.
L’autre valeur ajoutée se trouve forcément dans l’automatisation de l’envoi de ces factures puisqu’il se fera soit par lot avec l’import de PDF, soit directement en reliant votre outil de facturation à O’Factures Clients.
Passer à O’Factures Clients c’est assurer la sécurité de ses envois de factures avec une solution qui met en conformité vos documents tout en gagnant un temps considérable puisque vous automatisez des tâches à faible valeur ajoutée.
FAQ
Lorsque vous générez une facture à envoyer à votre client, il est important de s’assurer de la sécurité du document que vous allez envoyer. En effet, et comme expliqué dans cet article, un PDF non sécurisé vous expose à des risques pour votre entreprise puisqu’il pourra être très facilement modifié par votre interlocuteur.
C’est pour cela qu’O’Work effectue une transformation légale en plusieurs étapes de vos factures afin d’en garantir l’authenticité et de sécuriser votre entreprise.
La transformation légale d’une facture est essentielle pour envoyer celle-ci par mail sans craindre pour votre entreprise. Pour envoyer une facture en PDF par mail de manière sûre, utiliser une solution de dématérialisation comme O’Work s’avère être un allier de choix afin de s’assurer de la sécurité de ses envois mais aussi de gagner en temps et en confort au quotidien grâce à l’automatisation.
En général, il est recommandé d’envoyer une facture pour tout achat ou service rendu, car cela permet d’établir une preuve écrite de la transaction et de clarifier les conditions de paiement convenues entre les parties.
Cependant, dans la plupart des situations commerciales, il est fortement conseillé de fournir une facture pour éviter tout désaccord ultérieur. Les entreprises sont généralement tenues de conserver des factures précises et détaillées pour des raisons fiscales et comptables.
